Privatlivspolitik  

 

Formål med politik 

Formålet med denne privatlivspolitik er at gøre dig opmærksom på, hvordan KOMiT a.m.b.a.  (”vi”, ”os”, ”vores”) behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningen (GDPR) og Databeskyttelseslove (DBL). 

Den korte version 

Vi behandler dine personoplysninger til et eller flere specifikke formål, herunder når du indgår en salgsaftale med os, ved oprettelse af en brugerkonto hos os, i forbindelse med kunde- og supporthenvendelser, deltager i et kursus, er leverandør eller samarbejdspartner, er nærmeste pårørende til en af vores medarbejdere, søger job hos os, besøger vores hjemmeside eller sociale medie, hvis du modtager markedsføring, herunder vores nyhedsbrev, samt anvender vores kontaktformular.  

Oplysningerne vil som alt overvejende udgangspunkt komme direkte fra dig, og vi behandler alene dine oplysninger, så længe det er nødvendigt af hensyn til det formål, hvortil de blev indsamlet. Oplysningerne kan dog også behandles og opbevares længere i anonymiseret form. 

Uddybning af vores konkrete behandlinger og behandlingsgrundlag 

I nedenstående skema kan du få et overblik over de forskellige typer af behandlinger, som vi foretager. 

Under skemaet har du mulighed for at læse nærmere om de specifikke behandlinger. 

I nedenstående kan du få et overblik over de forskellige typer af behandlinger, som vi foretager.  

1. Salg af IT-løsninger 

I forbindelse med salg af vores IT-løsninger, f.eks. KOMiT Administration og ViGGO Kommunikation, behandler vi oplysninger om dig som kontaktperson for vores andelshaver. Vi behandler dine oplysninger i forbindelse med salg af vores løsninger for at kunne indgå og opfylde en aftale, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b. Disse oplysninger omfatter kontaktoplysninger som navn på kontaktperson, stillingsbetegnelse, navn på andelshaver, CVR-nr., e-mail, adresse og telefonnummer samt købshistorik og betalingsoplysninger. 

Kontaktoplysninger opbevares så længe vi har et aftaleforhold. Regnskabsmateriale slettes løbende, dog senest 5 år fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører, jf. bogføringsloven § 12, stk. 1. 

I nogle tilfælde kan vi supplere vores oplysninger om dig med de oplysninger, du løbende giver os, f.eks. oplysninger om feedback eller udtalelser om vores IT-løsninger, således at vi kan gøre vores markedsføring så relevant som muligt for dig. Dette sker på baggrund af vores legitime interesse, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f, da vi vurderer, at vores interesse i at tilbyde dig den bedste service vejer tungere end din interesse i at sådanne almindelige oplysninger, som du giver os, ikke behandles. 

2. KOMiT a.m.b.a.-brugerkonto 

I forbindelse med håndtering af supportsager for vores løsninger, har du mulighed for at oprette en KOMiT-a.m.b.a.-brugerkonto på Zendesk. Som oprettet bruger i Zendesk er der adgang til ticket systemet, hvor din andelshaverorganisations sager bliver behandlet.  Du kan blive oprettet som en administratorbruger eller medarbejderbrugere, som har forskellige adgangsrettigheder og beføjelser. Dette styres af din andelshaverorganisation.  

Til brug for oprettelsen af KOMiT-a.m.b.a.-brugerkontoen behandler vi personoplysninger om dig i form af fulde navn, primær e-mailadresse, telefonnummer, samt navn på andelshaver. Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af vores interesse i at kunne kontakte dig, svare på dine henvendelser og yde den relevante support, du har brug for, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. 

Vi opbevarer oplysninger omkring din KOMiT a.m.b.a.-brugerkonto så længe vi har et kundeforhold med dig og yder support til dig. Sletning af brugerkontoen i Zendesk kan dog også ske, når brugerkontoen ikke har været aktiv i 1 år. Vedhæftede filer i en Zendesk-sag bliver automatisk slettet 14 dage efter sagen lukkes. 

3. Kunde- og supporthenvendelser

Vi behandler dine personoplysninger, såfremt du henvender dig til vores kunde- og supportservice. Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af vores interesse i at kunne kontakte dig, svare på dine henvendelser og yde den relevante support, du har brug for, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. 

De oplysninger, som vi behandler, vil typisk omfattet navn på kontaktperson, firmanavn, stillingsbetegnelse, CVR-nr., e-mail, telefonnummer samt oplysninger i relation til supporthenvendelsen. 

Personoplysninger relateret til supportsager slettes eller anonymiseres ved afslutning af kundeforholdet med den organisation, du er tilknyttet.  

4. Kurser 

I forbindelse med vores arrangering, afholdelse og evaluering af kurser og efteruddannelse, behandler vi oplysninger for at kunne registrere tilmeldingen og kontakte dig om kurserne. 

Vi har til dette formål brug for at behandle almindelige oplysninger, herunder navn på deltager, navn på andelshaver, adresse, e-mail, telefonnummer og valg af kursus. Vi vil også behandle dine betalingsoplysninger, hvis du skal betale for deltagelse i kurset. Vi behandler disse oplysninger på baggrund af indgåelse af aftale med dig, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b. 

Vi behandler også dine personoplysninger i forbindelse evaluering af kurset. Evalueringen sker på baggrund af vore legitime interesse i at kunne evaluere arrangementet eller eventet for at forbedre det i fremtiden, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. 

Der kan forekomme videregivelse af dine personoplysninger i form af navn og virksomhedsnavn med de øvrige deltagere samt med oplægsholder / underviser. Delingen sker i overensstemmelse med vores legitime interesse i at facilitere et bedre miljø for at netværke. Det retlige grundlag for behandlingen er dermed GDPR artikel 6, stk. 1, litra f.  

Vi sletter oplysningerne efter afholdelsen af kurset samt efter endt evaluering. 

5. Leverandører og samarbejdspartnere 

Når vi indgår aftaler med leverandører og samarbejdspartnere, behandler vi oplysninger om dig som kontaktperson. Dette omfatter oplysninger om navn på kontaktperson, stillingsbetegnelse, firmanavn, CVR-nr., telefonnummer, e-mail og om nødvendigt bank- og betalingsoplysninger. 

Oplysningerne behandles enten, fordi det er nødvendigt af hensyn til opfyldelse af aftalen med den pågældende leverandør eller samarbejdspartner jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, eller fordi vi som led i aftalen har en legitim interesse i at behandle den pågældendes kontakt oplysninger, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. 

Vi opbevarer relevante kontaktoplysninger igennem vores samarbejde. Skriftlige korrespondancer slettes løbende, og oplysninger som er nødvendige til at opfylde vores forpligtelser efter bogføringsloven opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører. 

6. Nærmeste pårørende 

Vi indsamler oplysninger om vores medarbejderes nærmeste kontaktpersoner. Det gør vi for at kunne kommunikere med relevante pårørende, hvis der skulle opstå en nødsituation med en af vores medarbejdere. 

Vi behandler dine personoplysninger på grundlag af vores legitime interesse i at kunne informere dig om medarbejderens nødsituation, så du har mulighed for at agere, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. 

Vi opbevarer oplysningerne om nærmeste pårørende, så længe ansættelsen varer. Oplysningerne slettes, når ansættelsen ophører. 

7. Jobsøgning 

Hvis du søger job hos os, behandler vi dine personoplysninger med henblik på at vurdere, om du er kvalificeret til en eksisterende eller fremtidig stilling hos os. Vi behandler de oplysninger, du giver os, herunder navn, telefonnummer, e-mail, adresse, fødselsdato, billede, ansøgning, CV, arbejds- og uddannelsesmæssige forhold og referencer. 

Vi behandler dine oplysninger for at kunne indgå en aftale med dig om ansættelse på baggrund af din anmodning om vores behandling af ansøgningen, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Vi behandler endvidere oplysninger i de tilfælde, hvor vi vurderer, at vores interesser i at behandle dine personoplysninger overstiger dine interesser i, at de ikke behandles, f.eks. oplysninger indsamlet fra sociale medier offentliggjort af dig, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. 

Vi deler dine personoplysninger med de medarbejdere, der er involveret i rekrutteringsprocessen. 

Hvis du ikke bliver tilbudt stillingen, kan vi opbevare dine personoplysninger i op til 3 år efter endt rekrutteringsperiode. Hvis vi ønsker at opbevare din oplysninger udover rekrutteringsperioden, indhenter vi dit samtykke. Opbevaringsperioden vil fremgå af den relevante samtykkeerklæring. 

Oplysninger som vi behandler, hvis du vælger at tilmelde dig jobagenten, opbevares, indtil du stopper med at abonnere på jobagenten. 

Hjemmeside og cookies

8. Kontaktformular 

Du har via vores hjemmeside mulighed for at kontakte os via vores kontaktformular og vores formular til at få en demo af vores løsninger. Vi behandler i den forbindelse ligeledes dine personoplysninger. De oplysninger som vi behandler, er navn, navn på din organisation, e-mail, telefonnummer, samt om du er interesseret i at få en demo. Der er også mulighed for at skrive i et fritekstfelt, men vi fraråder at skrive personoplysninger i dette felt, medmindre det er relevant for henvendelsen. Det retlige grundlag for denne behandling er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. 

De oplysninger, som vi behandler via vores kontaktformularer, slettes løbende og senest 30 arbejdsdage efter seneste kontakt. 

9. Chatbot 

Hvis du har spørgsmål til os, kan du via vores hjemmeside tale med vores chatbot, Karla, som kan hjælpe dig med svar. Vi behandler de oplysninger og spørgsmål, som du angiver i chatten med chatbotten. Vi fraråder derfor også at skrive dine personoplysninger til chatbotten, medmindre det er relevant for henvendelsen. Det retlige grundlag for denne behandling er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. 

Hvis kan også i visse tilfælde benytte data om din brug af chatbotten til at videreudvikle på den. Det er kun os og vores leverandør af chatbotten, som har adgang til den indsamlede data. Det retlige grundlag for brugen af data til at videreudvikle vores chatbot er GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. 

De oplysninger, vi behandler via vores chatbot, slettes løbende og senest 1 år efter seneste kontakt. 

Bemærk, at svarene fra vores chatbot alene er vejledende, og at vi ikke er ansvarlige for eventuelle udsagn eller forkerte oplysninger, som chatbotten giver dig. 

10. Cookies 

I forbindelse med den almindelige drift af vores hjemmeside indsamler vi personoplysninger om dig via cookies for at forbedre hjemmesidens udsende og brugeroplevelse, samt til at udarbejde statistikker. De oplysninger som vi indsamler via cookies, omfatter din IP-adresse, browsertype, enhed (type, version, operativsystem m.v.) samt brugeradfærd, herunder sidevisninger. 

Vi indsamler kun dine oplysninger, hvis du har givet samtykke hertil jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Læs mere om dette i vores cookiedeklaration. 

11. Trackingværktøjer  

Vi anvender analyseværktøjet fra Matomo Analytics på vores hjemmeside for at måle, hvordan du bruger vores hjemmeside, og hvordan vi kan forbedre den.  

Derfor vil vi i forbindelse med dit besøg på vores hjemmeside behandle oplysninger om i) identifikation i form af bruger-id og enheds-id og ii) dimensioner, hvilket omfatter IP-adresse. Desuden iii) aktivitet, dvs. sider, klik, downloads og blanketter samt iv) enhedsinformation i form af land, browser, OS, enhed (iPhone), skræmoplæsning engagement, tid på side, ”scrolling” og videoer.  

Vi behandler oplysninger på baggrund af dit samtykke, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage i dine browserindstilling eller ved at rette henvendelse til info@komit.nu. 

12. Analyseværktøjer i nyhedsbreve 

Vi anvender analyseværktøjer i forbindelse med udsendelse af nyhedsbrev. Vi benytter Mailchimps analyseværktøj til at registrere din onlineadfærd for at analysere, hvilke artikler, du klikkede på, for derved at kunne optimere tilrettelæggelsen og udsendelsen af vores nyhedsbreve. 

Vi opbevarer oplysningerne så længe, at du modtager markedsføring i form af nyhedsbreve. 

13. Sociale medier 

Vi anvender visse sociale medier, bl.a. Facebook og LinkedIn, til at komme i kontakt med vores kunder og potentielle kunder, samt fremme vores markedsføring. Hvis du har været inde og ”like” eller følge vores fanside på det sociale medie eller har været i kontakt med os igennem dette, behandler vi undgåeligt dine personoplysninger. Vi behandler hertil kun oplysninger om dit navn, stilling og e-mail. 

Hvis du kontakter os via sociale medier, behandler vi dine personoplysninger på baggrund af vores interesse i at kunne kontakte dig og svare på dine henvendelser, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra f. Oplysningerne vil stamme fra dig og det sociale medie, som du kontakter os igennem. 

Vi har et såkaldt fælles dataansvar med de sociale medier vi anvender, idet vi begge behandler dine personoplysninger til egne formål. Du kan læse mere om de sociale mediers behandling af dine personoplysninger i det følgende: 

• Facebooks behandling af dine personoplysninger her, og om det fælles dataansvar her.  

Du kan læse mere om LinkedIns behandling af dine personoplysninger her og om det fælles dataansvar her. 

Oplysninger behandlet i forbindelse med sociale medier, som omhandler direkte kommunikation via de sociale medier, slettes med det samme. Opslag på f.eks. Facebook-sider eller i andre offentlige grupper slettes ikke, idet et opslag eller en kommentar i offentlige grupper betragtes som værende offentlige områder. Du kan læser mere om offentlige områder her. 

14. Markedsføring 

Vi behandler kun dine personoplysninger til brug for markedsføring, hvis du har givet dit samtykke i overensstemmelse med GDPR artikel 6, stk. 1, litra a til f.eks. at modtage vores nyhedsbreve om nye løsninger, tilbud og kurser, samt for at være med i en case om vores løsninger. Omfanget af vores behandling fremgår af det konkrete samtykke. 

Hvis du har samtykket til at modtage nyhedsbreve fra os, behandler vi oplysninger om navn og e-mail. Hvis du har samtykket til at være en del af en case om os og vores løsninger, behandler vi oplysninger om navn, stilling og navn på organisation på vores hjemmeside. 

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage ved at benytte dette link eller linket nyhedsbrevet, du modtager, samt ved at sende en e-mail til info@komit.nu. 

Vi opbevarer dokumentationen for dit samtykke, så længe du modtager markedsføring eller deltager i vores markedsføring og i 2 år efter, at du har tilbagekaldt dit samtykke, da vores eventuelle straffeansvar forældes efter dette tidsrum. 

Meddelelse om lovpligtig eller påkrævet behandling 

I de tilfælde, hvor vi behandler dine personoplysninger på baggrund af en retlig forpligtelse eller et krav i henhold til kontrakt eller et krav, der skal være opfyldt for at indgå en kontrakt, er du forpligtet til at give os oplysningerne for, at vi kan opretholde kundeforholdet, opfylde kontrakten samt fakturere dig for vores ydelser m.v. Hvis du ikke ønsker at give os de oplysninger, som vi skal bruge for at overholde vores forpligtelser, kan konsekvensen være, at vi ikke har mulighed for at oprette eller fortsætte klientforholdet eller opfylde en kontrakt med dig. 

Du er ikke forpligtet til at give os dine oplysninger i andre tilfælde, f.eks. til brug for vores markedsføring og udsendelse af nyhedsbreve. Konsekvensen ved ikke at give os dine oplysninger vil dog være, at du f.eks. ikke kan modtage markedsføringsmateriale og nyhedsbreve fra os.  

Modtagere af personoplysninger 

Vi behandler dine personoplysninger med fortrolighed, og vi videregiver som udgangspunkt ikke oplysningerne til tredjeparter. Vi kan dog videregive dine personoplysninger, hvis du har givet dit samtykke, hvis vi har en berettiget interesse i videregivelsen eller hvis vi har en retlig forpligtelse. 

Vi kan overlade personoplysninger til vores systemleverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne og efter vores specifikke instruks i henhold til den indgåede databehandleraftale. 

I nogle tilfælde benytter vi databehandlere uden for EU/EØS, hvorved personoplysninger kan blive overført til tredjelande, bl.a. i forbindelse med vores brug af cloudløsninger. Hertil anvender vi et gyldigt overførselsgrundlag i form af enten EU-U.S. Data Privacy Framework eller Standard Contractual Clauses inden vi overfører personoplysningerne. Hvis vi anvender Standard Contractual Clauses foretages der altid en individuel vurdering vedrørende behov for supplerende foranstaltninger. Du kan kontakte os på info@komit.nu for at få oplysninger om det konkrete behandlingsgrundlag i den sammenhæng. 

Dine rettigheder 

Når vi indsamler oplysninger om dig, har du en række grundlæggende rettigheder efter persondatareglerne, som du kan gøre brug af. Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside her.  

Ovenfor nævnte rettigheder kan være tilknyttet betingelser og begrænsninger. Hvorvidt du som registreret kan anmode om f.eks. at få dine personoplysninger slettet, vil i alle tilfælde afhænge af en konkret vurdering.  

Hvis du har givet dit samtykke til vores behandling af dine oplysninger, har du til enhver tid ret til at tilbagekalde dette samtykke. 

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du indgive en klage til Datatilsynet via deres hjemmeside www.datatilsynet.dk eller ved at ringe på tlf. 33 19 32 00. 

Kontaktoplysninger 

Den virksomhed, som er ansvarlig for behandling af dine personoplysninger, er:  

KOMiT a.m.b.a. 
CVR.nr.: 79 20 63 18
Sivmosevænget 4
5260 Odense S
E-mail: info@komit.nu
Telefon: +45 62 61 43 54 

Ændringer 

Vi forbeholder os retten til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. I tilfælde af væsentlige ændringer retter vi henvendelse til dig i form af e-mail eller synlig meddelelse på vores website. 

Denne privatlivspolitik er senest ændret den 20. marts 2026