Handelsbetingelser

Handelsbetingelser for KOMiT a.m.b.a. 

Gældende pr. 1.1.2026

1. Generelle oplysninger 

KOMiT a.m.b.a., Sivmosevænget 4 A, 5260 Odense S, Mail: info@komit.nu, Telefon: 62 61 43 54, CVR-nr.: 79 20 63 18 (herefter KOMiT) leverer sine ydelser til sine andelshavere i overensstemmelse med disse betingelser, medmindre andet er skriftligt aftalt. Ved optagelse som andelshaver og ved bestilling af KOMiTs løsninger accepteres nærværende betingelser som en del af aftalegrundlaget mellem KOMiT og andelshaveren (herefter Andelshaveren).

2. Tilbud 

KOMiT giver skriftligt eller mundtligt tilbud på basis af Andelshaverens henvendelse, herunder Andelshaverens oplyste behov og evt. specifikationer.

Et af KOMiT til Andelshaveren fremsendt tilbud om levering af ydelser, er gældende i 14 kalenderdage fra datoen for tilbuddets fremsættelse, hvorefter det automatisk bortfalder. KOMiT kan frit tilbagekalde tilbud, indtil Andelshaverens skriftlige accept er kommet frem til KOMiT.

Et tilbud afgives med forbehold for ændringer som følge af ændret grundlag for levering og/eller fremskaffelse af ydelsen.

KOMiTs forpligtelse til levering indtræder, når eventuelt medlemsindskud er betalt i overensstemmelse med KOMiTs vedtægter, og KOMiT har fremsendt ordrebekræftelse i henhold til pkt. 3.

Tilbuddet udgør, sammen med andelstegningen, eventuel databehandleraftale og de til enhver tid gældende betingelser, aftalegrundlaget mellem KOMiT og Andelshaveren.

Det er en forudsætning for levering, at Andelshaveren har gyldigt medlemskab af KOMiT a.m.b.a.

Specielle betingelser fra Andelshaverens side, specificeret i Andelshaverens accept, er ikke bindende for KOMiT, med mindre skriftlig accept foreligger.

3. Levering og forsinkelse 

KOMiT tilstræber at levere løsninger og ydelser i overensstemmelse med de leveringstider, der fremgår af tilbud eller ordrebekræftelse. Angivne leveringstider er vejledende, medmindre andet udtrykkeligt er aftalt.

Hvis der opstår forhold, som forventes at forsinke leveringen, orienterer KOMiT Andelshaveren herom uden unødig forsinkelse og angiver en ny forventet leveringstid.

Andelshaveren kan alene hæve aftalen, hvis forsinkelsen er væsentlig, og KOMiT ikke har afhjulpet eller leveret inden rimelig frist på mindst 10 arbejdsdage efter skriftligt påkrav. Hævebeføjelsen gælder kun den forsinkede ydelse.

4. Force Majeure 

KOMiT er ikke ansvarlig for manglende eller forsinket opfyldelse af sine forpligtelser, i det omfang opfyldelsen hindres af forhold uden for KOMiTs rimelige kontrol (“force majeure”).

Som force majeure anses blandt andet – men ikke begrænset til – naturkatastrofer, ekstreme vejrlig, brand, oversvømmelse, krig, terror, oprør, strejke, lockout, arbejdskonflikter, offentlige restriktioner eller påbud, epidemier og pandemier, sammenbrud i el- eller kommunikationsnet, omfattende drifts- eller leverandørsvigt, væsentlige cyber- eller sikkerhedshændelser samt lovgivningsmæssige ændringer eller myndighedsindgreb, der direkte påvirker KOMiTs mulighed for at levere.

Ved force majeure skal KOMiT uden unødig forsinkelse give Andelshaveren skriftlig meddelelse om hændelsen, dens forventede varighed og dens betydning for leveringen.

Leverings- og betalingsforpligtelser suspenderes i force-majeure-perioden. KOMiT genoptager opfyldelsen hurtigst muligt efter forholdets ophør.

Hvis force-majeure-situationen varer længere end 90 kalenderdage, er hver part berettiget til at ophæve den berørte aftale med 30 dages skriftligt varsel uden ansvar.

KOMiT forpligter sig til i videst muligt omfang at begrænse virkningerne af force majeure og søge alternative løsninger, herunder samarbejde med Andelshaveren om at genetablere driften.

5. Garanti og reklamation 

KOMiT yder ikke selvstændig produktgaranti, men formidler den garanti og service, som måtte være stillet til rådighed af relevante producenter eller leverandører.

For fejl og mangler i KOMiTs egne løsninger og ydelser gælder, at Andelshaveren skal fremsætte reklamation skriftligt uden unødig forsinkelse efter, at manglen er eller burde være opdaget. Reklamation, der fremsættes senest 7 dage efter opdagelsen, anses altid for rettidig.

Ved konstaterede fejl skal KOMiT have rimelig mulighed for at afhjælpe manglen. KOMiT kan efter eget valg vælge at afhjælpe, omlevere eller levere en tilsvarende funktionel løsning.

KOMiT hæfter ikke for indirekte tab, driftstab, tabt fortjeneste eller data, medmindre der foreligger forsæt eller grov uagtsomhed.

Hvis fejlen skyldes forhold hos Andelshaveren, herunder manglende medvirken, ukorrekt brug eller tredjepartsprodukter uden for KOMiTs kontrol, bortfalder ansvaret.

Andelshaveren skal i alle tilfælde medvirke loyalt til at begrænse tab og bistå KOMiT i fejlretningen.

6. Ansvar 

KOMiT er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler, dog med følgende begrænsninger.

KOMiT hæfter ikke for indirekte tab, driftstab, tabt fortjeneste, tab af data eller andre følgeskader, medmindre tabet skyldes forsæt eller grov uagtsomhed.

KOMiTs samlede erstatningsansvar over for Andelshaveren kan ikke overstige Andelshaverens betaling for de ydelser, som direkte har givet anledning til kravet, og højst det beløb, som Andelshaveren har betalt til KOMiT inden for de seneste 12 måneder for den pågældende ydelse.

KOMiT er ikke ansvarlig for tab, som skyldes forhold hos tredjepart, herunder leverandører, myndigheder eller Andelshaverens egne systemer og udstyr.

KOMiT er ikke ansvarlig for fejl, der skyldes Andelshaverens manglende medvirken, fejlagtige oplysninger eller manglende overholdelse af KOMiTs tekniske krav og retningslinjer.

7. Betalingsbetingelser 

Betaling til KOMiT sker via faktura med indbetalingskort. Betalingsbetingelsen er 10 dage netto fra fakturadato.

Ved forsinket betaling fremsendes først en skriftlig påmindelse uden gebyr. Betales der fortsat ikke, udsendes efterfølgende rykkerskrivelser med gebyr og morarente i overensstemmelse med renteloven.

Såfremt betaling ikke er modtaget inden 10 dage efter tredje rykker, kan KOMiT – efter skriftligt varsel – midlertidigt begrænse eller spærre Andelshaverens adgang til KOMiTs løsninger, indtil betaling er modtaget. Adgangen genåbnes, når det fulde tilgodehavende inkl. renter og gebyrer er betalt.

Manglende betaling kan anses som væsentlig misligholdelse og kan, efter bestyrelsens beslutning, medføre eksklusion som andelshaver i henhold til §5, stk. 2 i vedtægterne.

Andelshaveren er ikke berettiget til at tilbageholde betalinger eller modregne krav, som KOMiT ikke skriftligt har anerkendt.

Eventuelle indsigelser mod fakturaer skal fremsættes skriftligt senest 10 dage efter fakturadato.

8. Levering og idriftsættelse af løsningen 

KOMiT leverer adgang til den aftalte løsning i overensstemmelse med tilbud og nærmere aftale. Levering anses for sket, når Andelshaveren har fået adgang til løsningen og de nødvendige loginoplysninger.

Drift- og supportordningen træder i kraft fra leveringsdatoen, medmindre andet er aftalt.

KOMiT yder undervisning og vejledning som angivet i tilbuddet.

Andelshaveren skal medvirke loyalt til idriftsættelsen, herunder ved at stille nødvendige oplysninger, data, udstyr, systemmiljø og adgang til rådighed for KOMiT. Forsinkelse som følge af manglende medvirken fra Kudnens side udskyder leveringstidspunktet tilsvarende. KOMiT kan kontaktes for udlevering af tekniske krav til Andelshaverens it-udstyr og systemmiljø.

Efter levering foretager KOMiT eventuel test og kontrol af systemadgangen. Fejl, som konstateres ved opstart, afhjælpes uden unødig forsinkelse.

9. Levering af tilkøbsmoduler 

Tilkøbsmoduler leveres i overensstemmelse med den gældende aftale og på grundlag af Andelshaverens bestilling.

For moduler, der kan aktiveres digitalt, leveres adgang som udgangspunkt næstkommende hverdag efter bestillingen, medmindre andet fremgår af aftalen eller af modulets beskrivelse.

For moduler, der kræver særskilt opsætning eller tilpasning, fastsættes leveringstidspunktet efter nærmere aftale mellem KOMiT og Andelshaveren. Levering anses for sket, når Andelshaveren har fået adgang til modulet.

KOMiT kan afvise at levere eller aktivere et tilkøbsmodul, hvis Andelshaveren ikke opfylder de tekniske forudsætninger for modulet, eller hvis der foreligger betalingsmisligholdelse.

For moduler, som kræver særskilt bestilling, gælder vilkårene i det tilhørende tilbud og den udsendte ordrebekræftelse.

 

10. Afbestilling af kurser 

Ved aftalte kurser og uddannelsesforløb kan afbestilling ske vederlagsfrit indtil 15 arbejdsdage før kursusstart. Ved senere afbestilling eller udeblivelse faktureres kursusafgiften fuldt ud.

KOMiT kan efter konkret vurdering tilbyde ombooking af kurser eller ændring af datoer mod eventuelt gebyr.

11. Opsigelse og løbetid 

Aftaler indgået mellem KOMiT og Andelshaveren løber, indtil de opsiges eller ophæves i overensstemmelse med nærværende betingelser.

Uden skriftlig opsigelse fornyes aftalen automatisk for 12 måneder ad gangen med virkning fra 1. januar.

Abonnementer og tilkøbsmoduler kan opsiges med 6 måneders varsel til udgangen af en abonnementsperiode (31. december). Opsigelsen skal derfor være modtaget af KOMiT senest den 30. juni med virkning pr. 31. december.

Programpakker og moduler kan i abonnementsperioden opgraderes, men ikke nedgraderes. Nedgradering kan ske med 6 måneders varsel til udgangen af en abonnementsperiode.

Opsigelse eller ændring af abonnement eller tillægsmoduler meddeles skriftligt på e-mail til info@komit.nu

Opsigelse af et abonnement medfører ikke i sig selv udtræden af KOMiT som andelsselskab. Udtræden som andelshaver sker i overensstemmelse med §5 i KOMiTs vedtægter.

Andelshaveren skal betale alle vederlag for ydelser, der er leveret, og udgifter der er påløbet frem til aftalens ophør, uanset årsagen til ophøret.

En Part kan ophæve en aftale som følge af den anden Parts væsentlige misligholdelse, hvis en sådan væsentlig misligholdelse ikke er afhjulpet inden for 30 dage efter påkrav herom fra den ikke-misligholdende Part.

Følgende forhold udgør altid væsentlig misligholdelse:
– Andelshaverens manglende betaling mere end 10 dage efter forfaldsdato,
– Andelshaverens manglende medvirken til drifts- eller datasikkerhed,
– væsentligt brud på databehandleraftalen, eller
– uberettiget videregivelse eller misbrug af KOMiTs systemer eller materialer.

Ved ophævelse som følge af misligholdelse er KOMiT berettiget til at spærre Andelshaverens adgang til løsningen og kræve erstatning for tab.

12. Ændringer i priser og vilkår 

KOMiTs priser reguleres årligt med virkning fra 1. januar. Reguleringen sker i overensstemmelse med udviklingen i Danmarks Statistiks samlede nettoprisindeks, tabel PRIS114, eller et tilsvarende officielt indeks, som erstatter det nævnte indeks, og som måler den samme prisudvikling.

Prisreguleringen beregnes som den procentvise ændring i det nævnte indeks fra juni måned to år før reguleringen til juni måned året før reguleringen.

Eksempel: Reguleringen pr. 1. januar 2026 beregnes ud fra ændringen i indekset fra juni 2024 til juni 2025.

Den nye pris fremkommer ved at multiplicere den gældende pris med forholdet mellem de to indeksværdier (indeks for juni året før reguleringen divideret med indeks for juni to år før reguleringen). Den procentvise ændring opgøres som ((indeks for juni året før – indeks for juni to år før) / indeks for juni to år før) × 100. Beløbet afrundes til én decimal.

Hvis udviklingen i det nævnte indeks er negativ, foretages ingen nedregulering af priserne. Hvis ændringen i indekset udgør mindre end 3 %, kan KOMiT dog regulere priserne med op til 3 % for at dække almindelige stigninger i driftsomkostninger.

KOMiT kan derudover foretage prisjusteringer, hvis væsentlige ændringer i KOMiTs omkostningsniveau gør det nødvendigt, herunder som følge af ændret lovgivning, myndighedskrav, leverandøromkostninger eller andre forhold uden for KOMiTs kontrol.

Prisændringer meddeles Andelshaveren med mindst 30 dages varsel, inden de træder i kraft.

KOMiT kan ændre disse handelsbetingelser, herunder tekniske og administrative bestemmelser, med 30 dages skriftligt varsel.

Ændringer, der er til fordel for Andelshaveren eller som alene skyldes lovgivning, myndighedskrav, sikkerhedsmæssige hensyn eller lignende forhold uden for KOMiTs kontrol, kan dog gennemføres med øjeblikkelig virkning.

13. Leverandørskifte og førtidig opsigelse af SaaS-løsninger 

Ved Andelshaverens ønske om at skifte leverandør eller hjemtage driften af en udbudt SaaS-løsning omfattet af Forordning (EU) 2023/2854 (dataforordningen) bistår KOMiT med sikker overførsel af Andelshaverens eksporterbare data (data og digitale aktiver genereret gennem brugen af databehandlingstjenesten) i et maskinlæsbart format.

Leverandørskifte gennemføres i henhold til dataforordningens kapitel VI, herunder Andelshaverens ret til at påbegynde skifteprocessen med indtil 2 måneders varsel og krav om, at overførslen skal være gennemført senest 30 dage efter, at skiftet er iværksat, medmindre den tekniske kompleksitet nødvendiggør en længere overgangsperiode. Efter skifteperioden kan Andelshaveren i en periode på 30 dage hente data ud af systemet.

KOMiT stiller nødvendige eksportværktøjer og dokumentation til rådighed, men opkræver ingen særskilte skiftegebyrer ud over dokumenterbare omkostninger, og fra januar 2027 opkræves ingen skiftegebyrer.

Hvis Andelshaveren opsiger aftalen før udløbet af den aftalte abonnementsperiode (“førtidig opsigelse”) i henhold til dataforordninge, er KOMiT berettiget til kompensation svarende til abonnementsbetalingen for den løbende abonnementsperiode, der anses som rimelig dækning for KOMiTs tab som følge af det førtidige ophør. Denne kompensation udgør ikke et skiftegebyr, men dækker alene faktiske og proportionale tab som følge af aftalens førtidige ophør.

14. Opbevaring og udlevering af data jf. bogføringsloven 

KOMiT opbevarer regnskabsdata på vegne af Andelshaveren i overensstemmelse med bogføringsloven, hvorefter regnskabsdata skal opbevares i mindst 5 år efter udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.

Med henvisning til bogføringsloven, og reglerne om opbevaring af data i 5 år, opkræves ved udtrædelse af KOMiT som andelshaver et gebyr til dækning af omkostningerne.

Øvrige opgaver i forbindelse med datahåndtering vil blive afregnet pr. påbegyndt time jf. gældende prisliste.

Ved opsigelse af abonnement tilbyder KOMiT kiggeadgang til data i Digiflow og i KOMiT Finans. Ved valg af kiggeadgang vil det være et krav, at Andelshaveren forbliver andelshaver så længe Andelshaveren har kiggeadgang. Kiggeadgang kan maksimalt gives for en periode på 5 år.

Ved opsigelse af abonnement vil det for Andelshaveren være obligatorisk at købe en digital engangsudlæsning af de data, som KOMiT og Digisense opbevarer.

Priserne for de forskellige ydelser oplyses ved henvendelse.

15. Information 

KOMiT forbeholder sig retten til at sende relevant og vigtig information direkte til Andelshaverens mailadresse og E-boks.

16. Behandling af personoplysninger 

I det omfang KOMiT behandler personoplysninger på vegne af Andelshaveren, sker dette i overensstemmelse med den mellem parterne indgåede databehandleraftale, som udgør en integreret del af disse samhandelsbetingelser.

Når KOMiT behandler personoplysninger som dataansvarlig, fx om Andelshaverens kontaktpersoner eller brugere i forbindelse med support, fakturering, kommunikation og drift, sker behandlingen i overensstemmelse med KOMiTs privatlivspolitik, som findes på KOMiT.nu eller kan udleveres efter anmodning.

17. Lovvalg og værneting 

Eventuelle tvister afgøres efter dansk ret med Retten i Odense som værneting.